提升个人效率从写日志开始

每个人都想提升自己的效率,这方面的文章更是数不胜数。我个人对此也很感兴趣,尝试过 GTD,Kanban,番茄工作法等等。但这类方法往往很难坚持,有些系统过于复杂,有些对使用者要求过于严格。其实有一个既容易上手又立竿见影的方法,那就是写日志。我写了三年日志,觉得很有效,今天就把一些心得分享给大家。

什么是日志

以前在上学的时候,写过一段时间的日记,至今偶尔翻看起来,还是觉得非常有意思,有一种时间穿越的感觉。但我今天所说的日志与日记还是不太一样。日记一般是每天抽出一个时间段,写下自己一天的重要经历与感受,是一天的总结。但日志是你在做每件事情的时候,边做边写的,在记录的同时起到辅助你工作与思考的作用。

一般来说,日志的粒度比天更细,一天里做了几件主要的事情,就该有相应条数的日志。除了记录实际做的事情以外,当你在思考问题时,也可以将思考过程记录在日志里。日志以时间排序,但内容没有特定的结构和主题,你可以随时往日志里添加新的内容。

写日志的好处

可能你会疑惑这样一堆杂乱无章的文字为什么可以提升效率?我总结了一下,它的好处有以下几点

  • 减少任务切换的代价
  • 提升思考问题的能力
  • 锻炼写作能力
  • 管理任务与时间

减少任务切换的代价

当专心致致地做一件事时,大部分人都能做好。但要同时处理多件事时,人们的工作效率就会直线下降。一个原因是每当你从一件事切换到另一件事时,就会有一段低效期。这和操作系统中的进程切换很像,每个任务都会有一堆与其相关的信息,在切换时,你需要先回忆一下哪些信息是与当前任务相关的,并把它们加载到头脑的活动区域里。日志记录不但在文字上提供了任务的上下文信息,这些文字也会给到大脑一个提示,让大脑可以迅速回想起之前的工作状态。

提升思考问题的能力

我们常说“想事情”,大部分时候,我们思考的全过程都是在脑海里完成的。对于简单的事情,这并没有什么问题。但对于复杂的事情,这是非常困难的。就好像做复杂的数学题要打草稿,思考其他问题其实也一样,你需要把复杂问题分解成若干子问题,列出当前的已知条件,以及目前想到的一些的解决方法等等。如果不把这些东西写下来,你会常常发现自己在一些环节上打转。这时,你可以把日志当成你的草稿本。

从另一个角度讲,如果我们仅仅是在头脑里思考,而不采取任何行动。我们在心理上会觉得自己什么都没有做,好像在浪费时间,就会产生焦虑。这是人性的本能反应,想想在采集时代,一个整天想事情,不把时间花在打猎采果子上的智人,估计是没机会把基因流传下来的。一边思考一边记录有助于打消这种焦虑,让你可以更长时间的集中精神做深度思考。

锻炼写作能力

写作是一项很重要的能力,因为有效的写作可以把你的思想传达给更多的人,产生更大的价值。但写作并不容易,需要长期的磨练。著名的硅谷孵化器公司 Y Combinator 的创始人 Paul Graham 曾写过一篇文章,题为 Write Like You Talk,让我深受启发。最好的写作是用简单的语句将一件事或是一个思想表述清楚。在写日志的时候,正好可以锻炼简洁的表述方式。

管理任务与时间

写日志本身只是纯粹的记录,与任务管理没有直接联系。但实际情况是你的日志大部分是对当天工作任务的记录,所以会很自然地在日志中加入当天的待办事项。其实日志不仅可以做短期的待办事项管理,还可以做长期的目标管理与规划。这部分会在后面的章节中会展开阐述。用日志来做时间管理也是非常自然的事情,如果你在日志条目里记录当前任务所花费的时间,那你就很容易统计每天的时间花在哪些地方了。

除了上述几点外,与其他的提升效率的方法相比,写日志还有一个好处,就是它是一种很温和的方法,可以让你循序渐进地使用。大部分提升效率的方法是很激进的,比如 GTD,它会要求你从一开始就全身心地投入使用,把所有的事情都由它的系统来管理。这让很多人刚开始没多久就放弃了。而写日志则不同,你可以自由选择你想记录哪些事情,不过只要你开始记,它就会对你有帮助。之后,你可以逐渐扩大记录的范围,调整记录的粒度。比如在开始时,你可以选择不在日志里做时间管理,这不会对你使用日志系统有什么负面影响。我觉得这种非入侵式的系统,能让更多的人去尝试并快速上手。

设计你的日志系统

日志系统是很自由的,它不需要有特定的形态,每个人都可以有自己的用法。但正是如此,你需要花时间去思考“怎样的流程与结构才能让我的日志发挥最大的效用”。这里介绍一套我自己使用的方法,它的基本思想来自于 Michael Motta 的文章《用日志来连接长期目标与短期行动》。

在这套方法中,你有两种日志,一种是短期日志,它以天为单位,主要记录每天的工作或是一些突如其来的想法。另一种是长期日志,长期日志的第一部分就是目标设定,写下你人生现阶段的主要目标。接下来每月写一条长期日志,内容包括 1)当月的总结,例如在哪些目标上取得了进展,2)对下月的计划,3)自己的一些感悟,例如对于某个失败项目的反思等。对比短期与长期日志,你就可以判断自己每天的工作是否有助于实现现阶段的目标。

这里以印象笔记为例,印象笔记的层级结构有笔记本组 -> 笔记本 -> 笔记。我会先建立一个笔记本组“短期日志”,每个月在该组下新增一个“YYYY年MM月”的笔记本,每天在当月的笔记本下新增一条笔记。当天的所有日志记在这一条笔记中。每日笔记的开头为当天的 Todo List,之后记录当天的所有事情与想法。为了使结构更清晰,不同的事情之间可以用分割线来断开。

接着我们另建一个“长期日志”的笔记本组,每年在该组下新增一个“YYYY年”的笔记本,每个月新增一条笔记,该笔记包括当月总结,下月计划,思考感悟三个部分。除此之处,该笔记本下还应有一条名为“长期目标”的笔记,规划你之后 1 - 3 年内的目标。但“长期目标”并非每年更新一次,可以随时检查并修改。在新的一年到来时,把去年的长期目标笔记复制到新一年的笔记本下,这样去年的长期目标就归档了(做为历史记录从此不再修改)。这样的好处是将来你可以回顾自己长期目标的一个演变过程。

需要声明的是,我自己并没有用印象笔记来写日志,而是用的 Emacs + Orgmode,所以上面例子中的结构肯定可以更加优化。我之所以用印象笔记为例是考虑到国内用它的人不少,并且其它主流的笔记软件也都大同小异。这正好可以过渡到我们下一个话题,该用什么工具来写日志。

用什么样的工具来写日志

很多人仍然会选择用纸质笔记本来写日志,这在国外的朋友中很常见。我呢,一来写字难看,二来喜欢折腾,时常想着调整日志结构,所以下面还是聊聊怎么用软件来写日志。可以把写日志的软件分为以下几类,

  1. 全能型的笔记软件,这就是大家熟知的印象笔记,OneNote,有道云笔记等
  2. 纯粹的日记软件,例如经典的 Day One (Mac/iOS/Android)
  3. 列表工具,Workflowy 是其中的典型代表,以及这两年迎头赶上的 Dynalist
  4. 基于文件系统和纯文本格式,其中的佼佼者就是 Emacs + Orgmode

对于1),2)我想不必做过多的介绍,大家都比较熟悉,上节也介绍了如何用印象笔记来构建日志系统。如果你已经在用一个全能型的笔记软件来构建自己的个人知识库,那在其中添加一个日志系统是很合理的选择。

像 Day One 这样的日记软件,优势在于有一个更好的写作体验。这方面我会特别看重一款笔记软件有没有出色的 Distraction-free 模式。说实话,在这点上印象笔记做得实在不如人意。

1)的一个问题是有时你会觉得层级不够用,像印象笔记有笔记本组,笔记本与笔记这三个层级,前面提到过每天的日志可以放在一个笔记里。但当你做某件事的时候,你会希望自己能集中在这一件事的日志上,不被其它事情干扰。这时你也许会想“笔记之下能再多一个子笔记的层级就完美了”。而3)彻底解决了这个问题,像 Workflowy 与 Dynalist 的列表都提供了无限的层级。Workflowy 的理念就是把你的整个人生整理进一个巨大的多级列表之中,并且可以随时把注意力集中到某个子列表上。这是一个看似简单却非常强大的理念,我推荐对笔记类工具有兴趣的同学尝试一下。

4)说起来很原始,就是把日志写在纯文本文件里,用文件夹来分类管理,通过云盘来同步到多个设备上。这么土的方法,让人有一夜回到解放前的感觉。我想只有程序员才能理解这个方法的优势。由于所有的信息都是以纯文本的方式记录,所以它是开放的,可以与任何现有的工具结合。比如你可以用 grep 做基于正则表达式的全文检索。你可以用 git 来做版本控制,如果有一天你想尝试一种新的组织结构,即使你把整个目录搞得乱七八糟,一句 git reset 都可以让你恢复到初始状态。还可以有更异想天开的高阶玩法,比如借助 Elasticsearch 做相关性搜索,或是自动生成一份当月的日志记录报表(比如统计任务的完成率,各类事务的时间分配比例等),这些都可通过写脚本或是编缉器插件完成。对程序员来说,4)的优势在于无穷的可定制性,你永远不会担心一个功能实现不了。4)的劣势也很明显,大部分问题都需要你自己想法办法搞定,对于移动端的支持也不够理想。

我把自己的笔记系统从印象笔记转到 Emacs + Orgmode + Dropbox 上已经有三年的时间了,也是从那时起开始坚持每天写日志的,以前我写过一篇文章来比较这两个工具。Orgmode 可以算是列表类工具的鼻祖,Workflowy 应该就是从 Orgmode 这里获得的灵感。得益于 Emacs 几近无限的扩展性以及 15 年的积累,Orgmode 本身就提供了非常丰富的功能。偶尔有自己特殊的需求,也可以通过编写脚本搞定。在移动端,在 Android 上有 Orgzly, 在 iOS 上有 Beorg,两个软件都支持 Dropbox 同步,并能满足基本的编缉,查找与任务提醒功能。

用 Orgmode 写日志的话,短期日志可以每月一个文件,所有的长期日志与目标设定可以写在一个文件里。每个文件的列表深度可以控制在3层左右,例如在一个短期日志文件里,顶层列表以天为单位。在每天的列表中,每一件事情可做为一个子列表。如果一件事情比较复杂,在它之下可以再细分若干子列表。这样就形成了一个最大深度为 3 层的列表文件。

除了 Orgmode 外,用纯文本的另一个选择是 Markdown 格式。Markdown 有多级 Heading,这在结构上和 Orgmode 的列表结构非常相似。不过 Orgmode 围绕这个核心结构有强大的列表操作功能,比如折叠不同层级的列表,整个子列表的移动,只显示某个子列表等等。这些操作在记录或是查看日志时都是非常有用的。市面上的 Markdown 编缉器虽多,但我不太清楚是否有编缉器支持类似的功能。

我不认为上面说的 4 类软件有哪个适用于所有人。只有通过自己的尝试,才会找到适合你的日志工具。

小结

日志是什么时候诞生的已经无从考证了,但这个方法至少已经流传了几百年。100 多年前,发明大王爱迪生写下来了 500 多万页的工作日志。如今只是工具更发达了,但我并不觉得写日志会过时。在上一篇文章的最后,我谈到了人生的时间机器。其实很多笔记大师早就通过自己的日志实现了这样一部机器,而很多人却只是在等待着它的发明。想要优化一个系统,首先要记录当前系统的运行状况。想要优化你自己,第一步就是记下你每天的所做所想,从今天就开始行动吧。

今天的分享就到这里,我也很欢迎大家在留言里分享自己提升效率的方法。

本文转自于 https://www.yejianye.com/2018/03/04/journaling/

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